Proyectos de Inversiones PROVI S.A.S. , como Responsable del Tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento de las Leyes Constitucionales, artículos 15 y 20, de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de la Ley Estatutaria 1266 de 2008, Decreto 1074 de 2015, Decreto 1377 de 2013, de la Circular Externa 002 de Noviembre de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas regulatorias en esta materia en Colombia, adopta y hace pública su Manual de Política y procedimiento de Protección de Datos Personales, a clientes, proveedores, empleados y demás contrapartes que eventualmente hagan entrega de sus datos personales a la empresa.

En Colombia, está regulado el derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se obtenga sobre ella en archivos o bases de datos de naturaleza pública o privada. La garantía de que todas las contrapartes tengan el poder de decisión y control sobre su información personal se denomina, derecho de HÁBEAS DATA; derecho sobre la información de datos personales, que se encuentra en bases de datos que actualmente o en el futuro pueden ser almacenadas en forma electrónica, en el sitio web correo-e, en ficheros o archivos físicos, o cualquier otro medio de comunicación.

PROVI, como responsable del tratamiento de datos de carácter personal, y con el fin de dar cumplimiento a su obligación, aplicará, los principios de la ley de protección de datos personales y las directrices que en esta materia lo regulen.

El presente documento, se ajustará de conformidad con la normatividad aplicable a la materia de protección de datos personales y con cualquier nueva reglamentación que entre en vigencia.

Objetivos:       

a.            Garantizar la reserva y protección de datos personales, implementando las medidas y acciones necesarias para dar cumplimiento a la normatividad en materia de Habeas Data y regular el manejo de la información contenida en las bases de datos personales de las que es responsable PROVI. Su aplicación se realizará en todos los casos, sin perjuicio de la aplicación del principio de colaboración con las autoridades en los casos en los que lo requieran los Entes de Control y de Seguridad del Estado Colombiano.

b.           Aplicar las directrices de seguridad sobre el tratamiento de datos personales, a todas las contrapartes, de quien se ha obtenido información y datos personales, en desarrollo del objeto social.

c.            Dar a conocer a las contrapartes, los derechos y obligaciones derivados de la

               Ley de protección de datos personales, y disposiciones de Habeas Data, a través del canal de comunicación corporativo, la web y del correo electrónico

Alcance: 

A partir de la entrada en vigencia de la Política de Protección de Datos Personales y Directrices de Habeas Data, toda contraparte que se vincule directa o indirectamente por medio de una relación, laboral, comercial, de servicio u otra forma, al momento de entrada en vigencia la política descrita deberá ser informada del contenido en mención, así como de los canales de atención dispuestos por PROVI para la resolución de asuntos relacionados con la protección de datos personales de los cuales se hace responsable la compañía.

Se exigirá a todo empleado que intervenga en cualquier fase del proceso del tratamiento de datos personales, privados, semiprivados, sensibles o de menores de edad, mantener la confidencialidad y reserva al momento de dar tratamiento a dicha información, así como el cumplimiento de todas las normas vigentes en Colombia para esta materia y de las directrices impartidas para garantizar dicho cumplimiento. La falta a esta obligación por parte de un empleado dará lugar a procesos disciplinarios.

Cumplimiento de Principios de Protección de Datos Personales

PROVI, está en la obligación de cumplir y adoptar los principios rectores, para el tratamiento de datos personales:

• Principio de acceso y circularización restringida. La información contenida en las bases de datos se manejarán con los datos autorizados por el Titular, los datos personales; salvo información pública. No podrá estar disponible en medios de divulgación masiva ni de terceros no autorizados.
• Principio de confidencialidad: Toda la información de los titulares, que no tenga el carácter de información pública y que sea considerada como información privada, sensible o de menores de edad, mantendrá la reserva y confidencialidad.
• Principio de Legalidad: Cumplimiento de las disposiciones legales en la materia.
• Principio de finalidad: La finalidad de la recolección y guarda de la información será informada al Titular, conforme a la Ley.
• Principio de integral de derechos constitucionales. Se amparan los derechos constitucionales previstos en el art 20 CPN, en materia del derecho del buen nombre, derecho a la honra, a la intimidad, a la información y demás derechos aplicables.
• Principio de Libertad. Al obtener las autorizaciones expresas, los datos personales no podrán, ser divulgados sin previa autorización del Titular, y/o conforme a la Ley.
• Principio de necesidad y proporcionalidad. Solo se mantendrán en las bases de datos, la información para los fines que fueron recolectados, en cumplimiento del objeto social de PROVI.
• Principio de Seguridad. Los datos serán manejados de acuerdo a procesos que cumplan seguridad tecnológica y administrativa, evitando la pérdida o accesos no autorizados, tal y como se establece en la Política de Seguridad en el Manejo de la Información implementada por PROVI.
• Principio de temporalidad o caducidad. El periodo de almacenamiento de la información del Titular, corresponderá al tiempo necesario para que se cumpla con la finalidad del tratamiento, y en todo caso, se mantendrá por el tiempo establecido por la ley para el tratamiento de ciertos datos, término que se encuentra obligado a cumplir Provi.
• Principio de transparencia: Se mantendrá la garantía para que en cualquier momento el Titular de la información, puede solicitar sus derechos de información de datos personales a través del canal de atención previsto por Provi para ello.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser completa, veraz, exacta, evitando que induzcan a error.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Nombre: Proyectos de Inversiones PROVI
  
• País: Colombia
  
• Dirección: Carrera 19 #93-89, Bogotá, Colombia
  
• Correo electrónico: laura@realprovi.com
  

2. DATOS PERSONALES RECOPILADOS

Recolectamos y tratamos los siguientes datos personales:

• Nombre completo
  
• Número de identificación
  
• Correo electrónico
  
• Dirección física
  
• Número de teléfono
  
• Valor estimado de ingresos
  
• Intereses de vida y preferencias de inversión
  

3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales serán utilizados para:

• Realizar análisis y perfilamiento de los usuarios.
  
• Asesorar y guiar a los usuarios en la búsqueda de su inversión ideal.
  
• Establecer contacto con los usuarios para enviar información relevante.
  
• Compartir los datos con terceros aliados únicamente cuando sea necesario para la asesoría o proceso de inversión.

4. AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO

En concordancia con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte PROVI debe contar con la autorización del titular en la que se manifieste su consentimiento previo, expreso e informado para que PROVI lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Respetando los derechos de los titulares, PROVI pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares el acceso a los medios de prueba conducentes a verificar la autorización emitida para el tratamiento de sus datos personales. Para lo cual la misma será archivada a través de los recursos dispuestos para ello por parte de PROVI.

De acuerdo al Decreto 1074 de 2015. Art. 2.2.2.25.2.2. Autorización. En caso de haber cambios sustanciales en el contenido las políticas Tratamiento a que se refiere a la sección 3 de este capítulo, referidos a la identificación del Responsable ya la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a finalidad del Tratamiento.

Nota: En qué casos no es necesaria la autorización: en los siguientes casos no es necesario pedir a Autorización, pero sí será obligatorio cumplir los demás deberes dispuestos en la ley:

• Cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
•  En caso de hacer tratamiento de datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Para el tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Cuando se trata de datos relacionados con el Registro Civil.

5. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS

Compartimos datos personales con terceros únicamente cuando:

• Estén directamente involucrados en el proceso de asesoría o inversión del usuario.
  
• Sean necesarios para cumplir con las finalidades informadas en esta política.

Las transferencias internacionales de datos personales deberán observar lo previsto en el Decreto 1377 de 2013, Art 24 y art 25 y en Ley Estatutaria 1581 de 2012, en el Art. 26.

6. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: 

Para el adecuado tratamiento de los datos de información, PROVI, gestiona la información de los Titulares, acorde a la Normatividad Legal. Se encarga de la salvaguarda de la información tecnológica, la conservación de archivo activo e inactivo de las bases de datos que administra la compañía.

La Política de seguridad de información, contiene entre otros: control de accesos de información, protocolos de seguridad, política de acceso de usuarios, permisos, política de cambio de contraseñas, acuerdos de confidencialidad, registros de incidencias, accesos a bases de datos a instalaciones físicas, salvaguarda de información.